Dématérialisation des courriers : les questions à se poser 

La dématérialisation des courriers implique l’envoi de façon électronique, ces courriers. Beaucoup d’entreprises adhèrent à cette technique compte tenu de ses nombreuses prérogatives. Bien qu’elle soit de plus en plus employée, des doutes subsistent à son sujet. Pour les lever, il faut alors se poser les bonnes questions. Que faut-il savoir concrètement ?

Une dématérialisation en interne ou en externe ?

Dans sa démarche de dématérialisation des courriers, l’entreprise va devoir choisir entre gérer elle-même ses courriers ou confier la gérance de son projet à des prestataires spécialisés dans le domaine. Dans le premier cas, la numérisation interne va permettre à la société de réduire le risque de perdre ses documents. Ainsi, la confidentialité des documents est maintenue par l’application d’une procédure adaptée. En consultant Avamed, vous en saurez plus sur la dématérialisation des courriers. Outre cela, vous pouvez procéder à une dématérialisation interne si votre entreprise dispose des talents nécessaires pour l’analyse et l’enregistrement du courrier.

En tant qu’entreprise, si vous optez pour une externalisation, vous bénéficiez des compétences du prestataire de service sans avoir à acheter du matériel adéquat au travail. En effet, l’achat de matériel peut pomper assez vos économies. Un autre avantage de dématérialiser en externe réside dans le fait que vous n’aurez pas à former vos travailleurs en administration de courrier.

Que contiennent les courriers entrants et sortants ?

Les courriers viennent avec différents formats et contenus en plus de leur grand volume. De ce fait, il faut procéder à un recensement afin de déceler concrètement ce que traite l’entreprise. Le courrier se présente en papier, fax ou encore en émail. Ces emails peuvent être de type : correspondances, facture, appels d’offres et bien d’autres. Les recensements se suivent souvent d’indications assez volumétriques pour chaque courrier. Difficile dans ce cas de trouver les processus liés à tel ou tel type de courrier. La dématérialisation des courriers devra se pencher là-dessus en apportant une solution (SaaS par exemple) qui évoluera en fonction de l’augmentation ou du changement des documents.

Quel outil devra-t-on utiliser ?

Pour réussir à dématérialiser les courriers en toute quiétude, se munir d’outils convenables reste primordial. À cet effet, l’entreprise peut installer un système de gestion électronique des documents (GED). Il existe toutefois d’autres outils ou options reliés à la gestion électronique des courriers (GEC). Avant de choisir n’importe quel outil, il est préférable d’établir un cahier de charge en présence de toutes les personnes concernées. En d’autres termes, l’organisation doit au préalable concevoir une approche projet s’il veut instaurer une GEC efficace.

Et la mobilité alors ?

Au sein des entreprises, les salariés font progressivement leur travail en toute mobilité et avec divers appareils : l’ordinateur portable, les tablettes ou le smartphone. Désormais, on peut répondre facilement à un client depuis sa tablette ou son téléphone portable ou encore avoir rapidement accès à un courrier. Ces différents usages doivent alors être pris en compte. C’est dans ce sens que sont proposées les solutions de dématérialisation des courriers.

En définitive, en vue d’apporter des éclaircissements sur le sujet de la dématérialisation des courriers, des questions sur l’externalisation ou non du projet, le contenu des courriers, les outils à utiliser et la mobilité méritent d’être posés.